Actividad
Varios sectores
Comercio de ropa de gran tradición que tenía cuatro negocios bajo su paraguas, con diferentes estrategias de compra y de venta. Gestión de inventario por colores y tallajes, etiquetación en código de barras. Cliente desde 1996. Otros comercios como tapicerías, tienda-taller de marcos con una problemática similar pero con ecosistemas de datos diferentes. La estructuración del inventario tanto para el análisis de stock como para la dinámica de ventas, fue crucial.
Imprentas, Cartelerías, Servicios gráficos avanzados
Hemos desarrollado en este sector y el de publicidad varios sistemas de gestión y producción, adaptándonos al modo particular que la gerencia de cada negocio tenía para su expansión y consolidación de la empresa. Hemos realizado módulos y estrategias a medida de lo demandado: tarifas personalizadas por cliente, precios de coste con maquinaria de larga amortización, seguimiento de agenda comercial, integración con otras herramientas informáticas, workflow comercial y productivo, seguimiento por comerciales, política comercial por objetivos anuales y clientes, hojas de producción departamental para reflejar el detalle máximo de cada producción.
Todas las empresas en activo siguen siendo nuestros clientes, dos de ellas con más de 20 años.
Fuera del sector de artes gráficas, pero muy próximo, hemos implementado un sistema para la gestión de un catálogo de una empresa que publica partituras. El objetivo era poder liquidar anualmente los importes de derechos de autor. La complejidad del sistema estaba en que una publicación puede tener varias obras, cada obra uno o varios autores y repartir los porcentajes en ese escenario era dificultoso. Además, una capa comercial (según el tipo de venta o promoción) añadía una complejidad al variar el porcentaje autoril según si era promoción, venta normal, gratuita o por cantidad.
Una hoja de control de producción tan probada y eficaz que la digitalización fue un éxito. Gestionando más de 400 órdenes de trabajo por quincena, con valoración de albaranes y exportación a un sistema externo durante más de quince años.
Gestión de expedientes con asuntos derivados, gestión de clientes y contrarios, sistema asistido para confección de minutas y enlace con contabilidad propia.
Tres proyectos hemos desarrollado:
– Guía de Vinos para IC Estudio de Logroño. Sólo una edición en 2004.
– Lista de Alimentos para Celíacos de España. 8 ediciones distintas, de 2000 a 2008,
– Guía de Comunicación de la Rioja, desde 2004 hasta la actualidad, 16 ediciones.
Los datos se articulan en una base de datos que contiene la información a publicar y otra relativa a la gestión de los procesos de obtención de la misma.
El proceso de envío de los datos al maquetador (QuarkXPress o InDesign de Adobe) consiste en una exportación de los contenidos con las marcas de estilo de tal modo (resulta mágico verlo) que se maqueta todo automáticamente con los estilos aplicados. El documento resultante está estructurado para ajustar las pequeñas contingencias de la irregularidad propia de esta información. Arreglando las líneas huérfanas y ajustando los bloques de texto, se maqueta en minutos. Se remite a la producción de la imprenta en el fichero del maquetador o en PDF con sus marcas de impresión.
Empezamos con una gran agencia automatizando la entrada de proyectos u órdenes de trabajo y haciendo un seguimiento de las facturas a proveedores asociadas para la elaborar la hoja de facturación. Poniendo en pantalla todas las hojas que circulaban por la empresa para que el entorno de entrada de datos fuese familiar y logrando digitalizar la eficacia ya probada. Unos años después hicimos partes de trabajo donde anotar internamente los tiempos invertidos en toda la cadena de valor. Y posteriormente el planning de producción. El propio cliente desarrolló sus propias pantallas de la solución final dando un toque de exquisitez al desarrollo.
En otras agencias hemos automatizado sus propios flujos de trabajo, controlado la producción externa, gestionando facturación de proveedores y también elaborando herramientas de marketing para labores comerciales, según temporadas.
Estos últimos años enlazamos con herramientas de comunicación como el mail para el envío de presupuestos, noticias o facturas, o con páginas web para controlar los datos de una empresa en su página web, o su geolocalización, si estos módulos han sido desarrollados.
La gestión de equipamiento y personas en el sector del espectáculo, lleva a una agenda multiusuario, accesible desde cualquier punto. Algunos proyectos son para varias fechas de uso con instalaciones complejas, por lo tanto, la coordinación es esencial y tanto los presupuestos como la elaboración de las facturas ha de ser muy precisa.
Heredamos unas bases de datos muy planas sin ningún tipo de relación y elaboramos un sistema de gestión avanzado para gestionar más de 80 cursos al año en el sector sanitario. El workflow comprendía desde el contacto vía correo electrónico, hasta la expedición del título del curso personalizado.
Gestionar la información personal, médica y económica (cuotas) de los socios. Además de los procesos de cobro anual de recibos (y conexión xml con el banco), elaboramos documentos para Hacienda como Asociación de Utilidad Pública documentando cuotas y donativos a la Asociación, y generamos las transferencias bancarias para una ayuda a más de 1100 socios anualmente.
En otra asociación de índole profesional, pero del sector cultural, hemos desarrollado un sistema de gestión de los socios. Además unos programas complejos entre los socios y los centros de enseñanza del País Vasco y Navarra para dar conferencias u ofrecer actuaciones. La petición de estos servicios se hacen en la web (sobre nuestros datos exportados). Las solicitudes se importan en nuestro sistema y se decide qué centros obtienen qué tipo de encuentro con profesores y alumnos, y qué socios lo realizarán. Se comunica por mail a los centros los resultados de la selección (siempre limitada por la subvención pública) y a los socios también. Una vez realizada la conferencia/encuentro se hace una encuesta de satisfacción que se remite a la asociación. Datos que se introducen en el programa. Se suelen llevar de modo simultáneo durante el año escolar, unos cuatro o cinco programas, con más de 500 encuentros.
Para esta institución hemos migrado datos de un sistema obsoleto e incómodo de manejar en el s. XXI. Datos de colegiados, clínicas dentales, recetas y cursos de formación. La gestión económica se realiza mediante la emisión de varios tipos de recibos a los bancos, en diferente modo, de frecuencia variada y en entorno xml.
Documentar los diferentes tipos de contratos con sus condiciones económicas para una facturación precisa y sin errores fue el objetivo de este proyecto. Partimos de un núcleo de datos antiguo y heterogéneo, combinaba bases de datos, hojas de cálculo y proceso de textos. El objetivo consistía en almacenar los datos pertinentes al contrato para su facturación y toda la información de cada operación. Las labores postfacturación de cobro, abono de comisiones contratadas y envío a contabilidad son también cruciales.